Helfende

Einfacher Zugang

Deine Volunteers haben einen einfachen Zugang zur Plattform. Wenn du es willst, kann das Helferportal aber auch durch ein Passwort gesichert werden.

Selbständige Übernahme

Die Helfenden suchen sich selbständig die Einsätze, welche Sie übernehmen wollen. Wenn sie aussuchen können, wann, mit wem und was sie helfen, ist die Akzeptanz viel grösser, als wenn sie eingeteilt werden.

Automatische Erinnerungen

Bei einer Einsatzübernahme wird automatisch eine Bestätigungsmail versandt. Zusätzlich versendet unsere Volunteer-App eine von euch definierte Anzahl Tage vor dem Einsatz eine automatisierte Remindermail.

Identifikation

Die Volunteers werden anhand ihrer E-Mail Adresse identifiziert. Es ist möglich, auf einer E-Mail mehrere Freiwillige zu erfassen.

Familien

Für Kinder besteht die Möglichkeit, die E-Mail von Vater und Mutter anzugeben. So werden diese auch über Einsätze informiert.

Organisation

Einfacher Import

Du kannst freiwillige Helfer einfach aus einem Excel-File oder via Schnittstelle importieren. Für Webling steht dir der Import über die Schnittstelle zur Verfügung. Wenn du Fairgate oder Clubdesk benutzt, kannst du einfach einen Export erstellen und deine Vereinsmitglieder in unsere Volunteer-App importieren.

Passwortschutz

Du kannst den Zugang zum Helferportal einfach mit einem Passwort schützen.

Offene Einsätze vs. Guthaben

Wenn die Mitglieder deines Vereins eine gewisse Anzahl Einsätze leiste müssen (Zielwert definieren), kannst du in HELFEREINSATZ genau kontrollieren, ob die Anzahl der offenen Einsätze des Vereines grösser sind als die Einsätze, welche eure Vereinsmitglieder noch leisten müssen.

Gruppen

Du kannst deine Event Volunteers in Gruppen einteilen. Die Gruppen können beispielsweise Teams oder Mannschaften sein. Sie können aber auch nach anderen Kriterien gebildet werden.

Zielwert bestimmen

Du kannst jeder Gruppe einen Zielwert hinterlegen. Der Zielwert bestimmt, wie viel die Helfenden leisten müssen. Du kannst für jede Gruppe oder sogar für individuelle Helferinnen individuelle Zielwerte setzen. Das Tool gibt dir jederzeit Auskunft darüber, ob alle ihren Zielwert erreicht haben.

Aufgabenzuteilung

Du kannst für jede Gruppe bestimmen, welche Aufgaben für sie vorgesehen sind. So kannst du beispielsweise verhindern, dass Gruppen mit jugendlichen Mitgliedern an der Bar einen Einsatz leisten können.

Sperrdaten

Du kannst für jede Gruppe Daten bestimmen, an welchen diese keine Einsätze leisten darf. Wenn deine Gruppen beispielsweise Teams sind, kannst du für jedes davon die Spieltage des Teams als Sperrdaten einfügen. So verhinderst du, dass Mitglieder einer Gruppe an einem Tag Einsätze übernehmen, an welchem sie sportlich engagiert sind.

Aufgaben

Aufgaben sind bestimmte Helfer-Rollen (Bsp. Cafeteria-Mitarbeiter, Zeitnehmer, Schiedsrichter). Sie beschreiben die Arbeiten, welche die Volunteers übernehmen können.

Individuelle Gutschrift

Du kannst bei jeder Aufgabe bestimmen, wie gross die Vergütung sein soll. So kannst du für unattraktive Aufgaben bessere Vergütungen definieren.

Vergütungsart

Du kannst bestimmen, ob die Vergütung pro Einsatz oder pro geleisteter Stunde erfolgt.

Definition von Verantwortlichen

Du kannst bei Aufgaben bestimmen, ob jemand für die ganze Schicht verantwortlich ist. Diese werden den anderen Freiwilligen als Kontaktpersonen genannt.

Events

Events verwalten

Ein Helfereinsatz ist immer einem Event zugeordnet. Die Events können in mehrere Schichten unterteilt werden, denen wiederum Helfereinsätze zugeordnet sind. So hast du eine bessere Übersicht und die Einsätze sind zeitlich klar abgegrenzt.

Offene Einsätze auf einen Blick

Du siehst immer sofort, wie viele Einsätze bei jedem Event noch offen sind.

Bestimmen eines Verantwortlichen

Du kannst bestimmen, ob, und wenn ja, wer für den Event verantwortlich ist.

Helfereinsätze automatisiert verteilen

Du kannst offene Einsätze automatisch an Helfer verteilen, welche ihren Zielwert noch nicht erreicht haben. Das System berücksichtigt automatisch, dass die Gruppe zur Aufgabe passt und dass keine Mitglieder selektioniert werden, die an diesem Tag ein Sperrdatum eingetragen haben.

Schichtplan

Du kannst von jedem Event einen automatisch generierten Schichtplan ausdrucken oder als PDF herunterladen.

Orte

Orte erstellen

Du kannst verschiedene Orte verwalten, an welchen deine Events stattfinden. Hinterlege die genaue Adresse oder einen Google Map-Link.

Benachrichtigungen für Verantwortliche

Stelle sicher, dass die Verantwortlichen (z.B. die Hauswartung) immer über eure Events informiert sind. Trage bei den Orten die E-Mail-Adressen derjenigen ein, welche informiert werden müssen. So erhalten diese Personen Remindermails mit allen Einsatzdaten und den vollständigen Adressdaten der verantwortlichen Helfer.

Reporting

Es stehen dir diverse Reports zum Export zur Verfügung. Wer hilft in welchen Gruppen wieviel? Übersicht über alle freiwilligen Helferinnen? Welche Helfer haben ihre Zielvorgabe nicht erreicht? Welche Helfereinsätze auf den Events sind noch offen? Welches Event braucht wie viele Volunteers? Kurz und gut: du kannst praktisch alle Daten nach Wunsch ins Excel exportieren.

Controlling

Du kannst bei jedem Helfereinsatz angeben, ob er ordnungsgemäss geleistet wurde. Nur wenn alles OK ist, wird der bestimmte Einsatzwert gutgeschrieben.