Helfer

Einfacher Zugang

Deine Helfer haben einen einfachen Zugang zur Plattform. Wenn du es willst, kann die Plattform aber durch ein Passwort gesichert werden.

Selbständige Übernahme

Die Helfer suchen sich selbständig die Einsätze, welche Sie übernehmen wollen. Wenn die Helfer aussuchen können, wann sie helfen, mit wem sie helfen und was sie helfen, ist die Akzeptanz viel grösser, als wenn du die Helfer einteilst.

Remindermail

Die Helfer erhalten ein paar Tage vor dem Anlass ein Remindermail.

Identifikation

Die Helfer werden anhand ihrer E-Mail Adresse identifiziert. Es ist möglich, auf einer E-Mail mehrere Helfer zu erfassen.

Vater & Mutter E-Mail

Für Kinder besteht die Möglichkeit, die E-Mail von Vater und Mutter anzugeben. So werden diese auch über Einsätze informiert.

Organisation

Einfacher Import

Du kannst Helfer einfach aus einem Excel File oder via Schnittstelle importieren. Für Webling steht dir der Import über die Schnittstelle zur Verfügung. Wenn du Fairgate oder Clubdesk benutzt, kannst du einfach einen Export erstellen und deine Vereinsmitglieder in HELFEREINSATZ importieren.

Passwortschutz

Du kannst den Zugang zur Applikation einfach mit einem Passwort schützen.

Offene Einsätze vs. Guthaben

Wenn du deinen Helfern eine Vorgabe machst, wie viel sie dir helfen müssen (Zielwert definieren), kannst du in HELFEREINSATZ genau kontrollieren, ob die offenen Einsätze des Vereines grösser sind als die Einsätze, welche eure Mitglieder noch leisten müssen.

Gruppen

Du kannst deine Helfer in Gruppen einteilen. Die Gruppen können Teams sein oder nach anderen Kriterien gebildet werden.

Zielwert bestimmen

Du kannst jeder Gruppe einen Zielwert hinterlegen. Der Zielwert bestimmt, wie viel dir die Helfer helfen müssen. Du kannst für jede Gruppe oder sogar für individuelle Helfer individuelle Zielwerte setzen. Bei jedem Helfer kannst du kontrollieren, ob er seinen Zielwert schon erreicht hat.

Aufgabenzuteilung

Du kannst für jede Gruppe bestimmen, welche Aufgaben für sie vorgesehen sind. So kannst du beispielsweise verhindern, dass Gruppen mit Jugendlichen Mitgliedern an der Bar einen Einsatz leisten dürfen.

Sperrdaten

Du kannst für jede Gruppe Daten bestimmen, wann diese Gruppe keine Einsätze leisten kann. Wenn deine Gruppen beispielsweise Teams sind, kannst du bei jedem Team die Spiele des Teams als Sperrdaten einfügen. So verhinderst du, dass eine Gruppe an einem Tag Einsätze übernimmt, wo sie selber im Einsatz sind.

Aufgaben

Aufgaben sind bestimmte Helfer-Rollen (Bsp. Cafeteria Mitarbeiter, Zeitnehmer, Schiedsrichter). Sie beschreiben die Arbeiten, welche die Helfer machen müssen.

Individuelle Gutschrift

Du kannst bei jeder Aufgabe bestimmen, wie gross die Vergütung sein soll. So kannst du für unattraktive Aufgaben bessere Vergütungen definieren.

Vergütungsart

Du kannst bestimmen, ob die Vergütung pro Einsatz oder pro geleisteter Stunde erfolgt.

Definition von Verantwortlichen

Du kannst bei Rollen bestimmen, ob ein Helfer für den ganzen Einsatz verantwortlich ist. Sie werden den anderen Helfern als Kontaktpersonen genannt.

Events

Events verwalten

Ein Helfereinsatz ist immer einem Event zugeordnet.

Offene Einsätze auf einen Blick

Du siehst immer sofort, wie viele Einsätze bei jedem Event noch offen sind.

Bestimmen eines Verantwortlichen

Du kannst bestimmen, ob jemand und wenn ja wer, für den Event verantwortlich ist.

Helfereinsätze automatisiert verteilen

Du kannst offene Einsätze automatisch an Helfer verteilen, welche ihren Zielwert noch nicht erreicht haben. Das System berücksichtigt automatisch, dass die Gruppe zur Aufgabe passt und dass keine Mitglieder selektioniert werden, die an diesem Tag ein Sperrdatum eingetragen haben.

Schichtplan

Du kannst von jedem Event einen Schichtplan ausdrucken oder als PDF herunterladen.

Orte

Orte erstellen

Du kannst verschiedene Orte verwalten, wo deine Events stattfinden. Hinterlege die genaue Adresse oder einen Google Map-Link.

Benachrichtigungen für Verantwortliche

Stelle sicher, dass die Verantwortlichen (z.B. die Hauswertung) immer informiert über eure Events sind. Trage bei den Orten die E-Mail-Adressen derjenigen ein, welche informiert werden müssen. So erhalten diese Personen Remindermails mit allen Einsatzdaten und den vollständigen Adressdaten der verantwortlichen Helfer.

Reporting

Es stehen dir diverse Reports zur Verfügung. Wer hilft in welchen Gruppen wieviel? Übersicht über alle Helfer? Welche Helfer haben ihre Zielvorgabe nicht erreicht? Welche Helfereinsätze auf den Events sind noch offen? Welches Event braucht wie viele Helfer? Kurz und gut: du kannst praktisch alle Daten nach Wunsch ins Excel exportieren.

Controlling

Du kannst bei jedem Helfereinsatz angeben, ob er ordnungsgemäss geleistet wurde. Nur wenn alles OK ist, wird der bestimmte Einsatzwert dem Helfer gutgeschrieben.