Gesamtverantwortliche

Wenn es in deiner Organisation eine verantwortliche Person für alle Einsätze gibt, empfehlen wir dir, die Daten der Kontaktperson unter "Organisation" - "Helferkommunikation" auszufüllen. Die Person mit Gesamtverantwortung fürs Helfendenwesen dient als Ansprechsperson für alle deine Helfenden. Entsprechend geben wir die Kontaktdaten auch überall aus.

Eine Alternative kann es auch sein, dass du in der Organisation generelle Kontaktdaten hinterlegst. Als Name beispielsweise OK-Team und als E-Mail okteam@deinverein.ch.

Bereichs-Kontaktpersonen (Expert-Funktion)

Mit dem Expert-Abo habt ihr auch Bereiche zur Verfügung. Ihr habt auch die Möglichkeit, je Bereich eine Kontaktperson anzugeben. Das ist jedoch nicht obligatorisch. Wenn Helfende sich also in einem Bereich bewegen oder in einem Bereich Einsätze übernehmen, werden dann auch die Kontaktdaten der Bereichs-Kontaktperson ausgegeben.

Schicht-Verantwortliche

Zusätzlich zu Gesamt- und Bereichsverantwortlichen habt ihr auch die Möglichkeit, direkt auf Schichtebene Verantwortlichkeiten zu definieren. Dazu bedarf es Aufgaben, denen die Option „verantwortlich“ mitgegeben wurde. Dies kann eine spezifische (Beispielsweise „Schichtverantwortung“) oder eine beliebige, in der Schicht eingeplante Aufgabe sein. Die Option „verantwortlich“ könnt ihr mittels Checkbox in der Aufgabenbearbeitung unter „Aufgaben“ – „Bearbeiten“ aktivieren.

Das System kennzeichnet jeweils den ersten geplanten Einsatz einer Aufgabe mit aktivierter Verantwortlichkeit als verantwortlich. Dies seht ihr anhand der Checkbox in der Spalte „verantwortlich“ in der Schichtansicht. Ihr könnt jederzeit Checkboxen aktivieren und deaktivieren, sollte die Verantwortung in einer Schicht nicht gefragt oder jemand anderem übertragen werden.

Achtung: von der verantwortlichen Person werden Name, E-Mail und Telefonnummer (falls angegeben) in der Schichtansicht im Portal als auch in Bestätigungs- und Erinnerungsmails publiziert. Dies ist wichtig, damit deine Helfenden diese Person kontaktieren können, wenn sie Fragen haben oder etwas Unvorhergesehenes passiert (z.B. Krankheit am Einsatztag). Helfende, welche eine Rolle mit Verantwortlichkeit übernehmen, werden von Helfereinsatz explizit darauf hingewiesen, dass ihre Kontaktdaten publiziert werden.

Selbstverständlich kannst du in der Organisation eine verantwortliche Person hinterlegen UND auf Schichtebene verantwortliche Personen bestimmen. Als Faustregel gilt: Wenn keine Helfenden mit Kontaktdaten angezeigt werden sollen, sollte auf Schicht-Verantwortlichkeit verzichtet werden.

Schichtverantwortliche erhalten im Bestätigungs- und Erinnerungsmail einen Link zur Verantwortlichen-Ansicht. Dort sehen sie immer aktuell, wer sich eingeschrieben hat. Sobald der Event begonnen hat, können sie auch den Status der Helfenden auf "erschienen" oder "nicht erschienen" setzen.