Unter "Organisation" - "Helferkommunikation" erfasst ihr in erster Linie Informationen, welche für die Helfenden im Helferportal ersichtlich sind resp. die automatisch verschickten Mails betreffen.

Kontaktperson

Ihr könnt den Helfenden eine Kontaktperson für die Helfereinsätze angeben. Diese ist im Portal ersichtlich und gilt als Ansprechpartner für alle Fragen, welche im Zusammenhang mit den Einsätzen und der Einsatzübernahme auftauchen. Das ist nicht obligatorisch, wenn ihr nichts angebt wird auch nichts angezeigt. Folgende Daten könnt ihr mitgeben:

• Name
• Telefon
• E-Mail
• Website

Standardsprache

Helfereinsatz verschickt, sofern ihr das nicht unterbindet, automatisch Bestätigungsmails bei einer Einsatzübernahme und einen automatischen Reminder kurz vor dem Event. Hier könnt ihr angeben, in welcher Sprache diese Mails versandt werden sollen. ACHTUNG: Die Spracheinstellung betrifft nur den Standardtext, eure selbst verfassten Texte werden nicht übersetzt.

Intro-Text Helferportal

Wenn die Helfenden aufs Portal kommen, könnt ihr sie mit einem Introtext begrüssen. Hier könnt ihr Ihnen beispielsweise Dankesworte aussprechen, Anleitungen mitgeben oder sonstige Informationen erfassen. Der Text kann beliebig lang sein und leicht formatiert werden, sodass er auch so erscheint, wie ihr euch das wünscht. Auch Links können hier gesetzt werden.

Bestätigungsmail

Bei der automatisch versandten Bestätigungsmail sind alle Informationen zum gewählten Einsatz automatisch enthalten. Vorangestellt könnt ihr einen Einleitungstext schreiben, den alle Helfenden, welche Einsätze übernehmen, erhalten.

Ihr könnt die Bestätigungsmail auch via Checkbox deaktivieren. Das bedeutet, dass bei einer Einsatzübernahme KEINE Mail rausgeht.

Erinnerungsmail

Für die Erinnerungsmail gilt dasselbe wie für die Bestätigungsmail. Auch hier könnt ihr einen Einleitungstext für alle definieren.

Ausserdem könnt ihr angeben, wie viele Tage vor dem Einsatz die Erinnerungsmail rausgeht. Wir empfehlen hier +/- 4 Tage. Die Erinnerungsmail lässt sich in diesem Dropdown auch deaktivieren.

Erinnerungsmail für Teammitglieder (Nur für Expert-Abos)

Wenn ihr dieser Checkbox aktiviert, erhalten Helfende, welche von Teamadmins zugeteilt wurden, ebenfalls eine Bestätigungsmail.

Mail-Versand bei automatisierter und manueller Zuteilung

Wenn ihr Einsätze automatisiert verteilt, werden standardmässig ebenfalls Bestätigungsmails ausgelöst. Dies könnt ihr hier deaktivieren.

Bei der manuellen Zuteilung habt ihr jederzeit die Möglichkeit, die Bestätigungsmail manuell zu deaktivieren oder zu aktivieren (Checkbox "Helfende benachrichtigen"). Mit der Checkbox "Mail-Versand bei manueller Zuteilung" definiert ihr die Voreinstellung. Ist die Checkbox aktiviert, ist sie bei der manuellen Zuteilung standardmässig auch aktiviert, ohne euer Zutun erhalten die Helfenden also eine Bestätigungsmail.