Helfereinsatz ist so konzipiert, dass Helfende ihre Einsätze selbst aussuchen und übernehmen können. Das entlastet die Verantwortlichen und erhöht die Einsatzbereitschaft der Helfenden. Es kann aber vorkommen, dass Events unbeliebt sind, oder dass ihr den Helfenden eine Deadline für das selbstständige Eintragen gegeben habt und die abgelaufen ist. Dann kann die automatisierte Zuteilung zum Einsatz kommen.

Die automatisierte Zuteilung berücksichtigt folgende Punkte:

• Gruppenzugehörigkeiten der Helfenden
• Sperrdaten der Gruppen
• Zielwerte der Helfenden/Gruppen
• Eventzuständigkeiten von Gruppen
• Berechtigungen für einzelne Aufgaben

Das System ist grundsätzlich fair. Es verteilt so lange automatisiert Einsätze, bis alle Helfenden gleich viele Einsätze (in Relation zu ihren Zielwerten) erreicht haben. Mit den oben genannten Punkten kann es also vorkommen, dass auch nach einer automatisierten Zuteilung noch Einsätze frei sind.

Wie kann die Funktion eingesetzt werden?

Wir empfehlen, diese Funktion nur zu verwenden, wenn ihr dies euren Helfenden klar kommuniziert habt. Beispielsweise, wie oben angedeutet, mit einer Deadline zur selbstständigen Einschreibung.

Wichtig: Ihr könnt in den Organisationseinstellungen entscheiden, ob die automatisch zugeteilten Helfenden eine automatische Mailbestätigung erhalten sollen oder nicht. Wenn die Option "Mail-Versand bei automatisierter Zuteilung" unter "Organisation" - "Helferkommunikation" aktiv ist, wird die Bestätigung verschickt. Wenn einzelne Helfende mehrere Male automatisch zugeteilt wurden, erhalten sie, analog der selbstständigen Einsatzübernahme, auch mehrere Mails. Wenn die Option nicht aktiv ist, werden keine Mails verschickt. In diesem Fall raten wir dringend, die betroffenen Helfenden über eure Kanäle über die automatische Zuteilung informiert.