Helfendenübersicht

Zuerst einmal müsst ihr wissen, wo ihr eure Helfenden findet. Dazu navigiert ihr in der Menüleiste links auf "Helfende". Nun öffnet sich die Übersicht, in welcher alle Helfenden aufgelistet sind. Die Liste ist, sofern ihr mehr als 50 Helfende im System habt, auf mehrere Seiten unterteilt. Ihr seht auf den ersten Blick folgende Angaben:

• Name
• Mailadresse
• Geplante Einsätze je Person
• Vergangene, geleistete Einsätze je Person
• Vergangene, verpasste Einsätze je Person
• Status geleistete Einsätze / Solleinsätze

Dahinter findet ihr die Möglichkeiten zur Bearbeitung der Helfenden. Zur Verfügung stehen:

• Detailansicht
• Bearbeitung
• Helfer/in löschen
• Als Helfer/in einloggen

Auf diese Funktionen gehen wir gleich noch genauer ein. Für Expert-Abos steht, bei aktiviertem "Team-Admin-Modus", ausserdem noch die Einstellung als Teamadmin zur Verfügung. Mehr dazu gibts im folgenden Blogbeitrag.

In der Übersicht können ausserdem noch direkt neue Helfende hinzugefügt, alle Helfenden gelöscht (ACHTUNG! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden) oder alle Helfenden direkt via Mailcenter aus dem Tool kontaktiert werden.

Detailansicht

In die Detailansicht der einzelnen Helfenden gelangt ihr aus der Übersicht via "Ansehen"-Button. Hier seht ihr nun sämtliche hinterlegten Informationen. Standardmässig werden von den Helfenden nur Vorname, Nachname und E-Mailadresse abgefragt. Ihr habt allerdings unter "Organisation" - "Helferdaten" die Möglichkeit, sämtliche Informationen abzufragen, die ihr benötigt. Dazu weiter unten mehr.

Nebst den persönlichen Daten seht ihr auch, wie viele Einsätze bereits übernommen wurden und in welchen Gruppen die Person eingeteilt ist.

Zu gute Letzt gibt es hier auch noch ein Bemerkungsfeld. Dieses Feld ist als "Notizfeld" für die Administrator/innen gedacht und kann von den Helfenden nicht eingesehen werden.

Unter diesen allgemeinen Angaben befindet sich die Liste der Einsätze, sowohl der vergangenen als auch der aktuellen.

Detailansicht - Bearbeitungsoptionen

In der Detailansicht stehen vier Buttons zur Verfügung.

• Bearbeiten: Hier können sämtliche Daten der Helferin bearbeitet werden. Ausnahme: Die Helferin wurde mit Leserecht von Webling importiert (Beitrag: Weblingschnittstelle)
• Helfer:in löschen: Hier kann der Helfer gelöscht werden. Achtung! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Log: Das "Logbuch" der/des Helfers/Helferin. Hier werden sämtliche Einsätze angezeigt, als auch ob sie von den Helfenden selbst oder von Administratoren zugeteilt wurden.
• Excel Export: Hier wird ein Excel mit allen Einsatzdaten dieser Person exportiert.

In der Bearbeitung kann, nebst den Personendaten, auch ein individueller Zielwert angegeben werden. Mehr dazu hier.

Helferdaten

Welche Daten von Helfenden abgefragt werden, entscheidet jede Organisation für sich. Helfereinsatz bietet die Möglichkeit jeder erdenklichen Datenabfrage.

Dazu können unter "Organisation" - "Helferdaten" zusätzliche Felder für Helfende erstellt werden. Zur Auswahl stehen:

• Freitextfelder
• Numerische Felder
• Checkboxen
• Datumsfelder
• Radio-Auswahlfelder
• Dropdown-Auswahlfelder
• Mehrfachauswahlfelder

Das Label kennzeichnet, was abgefragt wird (beispielsweise "Schuhgrösse").

Die Zusatzfelder können als obligatorisch gekennzeichnet werden. Ist das der Fall, MÜSSEN Helfende dieses Feld bei der Registrierung ausfüllen. Zusatzfelder können auch nachträglich erfasst werden, dann werden die Helfenden beim nächsten Login gebeten, die obligatorischen noch nachzutragen.

Bearbeitung

Helfendendaten können, analog der Detailansicht, auch direkt in der Übersicht bearbeitet werden.

Helfer/in löschen

Helfende können, analog der Detailansicht, auch direkt in der Übersicht gelöscht werden. Wichtig: Diese Aktion kann NICHT rückgängig gemacht werden.

Sollte es doch einmal geschehen, dass ein/e Helfer/in versehentlich gelöscht wird, können zumindest die Einsätze mit ein wenig Aufwand wieder hergestellt werden. Dazu müssen folgende Schritte befolgt werden:

In der Navigation auf "Reporting" wechseln

Report "Logeinträge" exportieren

Report in Excel öffnen und als Tabelle formatieren

In der Spalte "Helper" nach gewünschter Person filtern

Nun werden alle Aktionen, welche die entsprechende Person betreffen, aufgelistet. Sowohl Einsatzübernahmen aus dem Portal als auch Einsätze, zu welchen die Person durch die Administration zugewiesen wurde. Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da auch Einsätze von anderen Personen für diese Person geleistet werden können.

Sollten tatsächlich Daten verloren gegangen sein, könnt ihr hier nachlesen, welche Backupmöglichkeiten es gibt.

Als Helfer/in einloggen

Grundsätzlich ist für den Login im Helferportal nur die Mailadresse erforderlich. Es gibt allerdings die Möglichkeit, Helfende zu zwingen, sich ein Passwort zu geben. Auch haben die Helfenden jederzeit die Möglichkeit, ihr Helferprofil selbst mittels Passwort zu schützen (Blogbeitrag hier).

Falls ihr euch also mal für eine/n Helfer/in einloggen müsst, sei es um was zu testen oder um Support zu leisten, könnt ihr euch direkt aus der Helfendenübersicht als jeweilige/n Helfer/in einloggen. Dazu klickt ihr in der Übersicht auf den Loginbutton.

Import von Helfenden

Helfereinsatz ist so konzipiert, dass sich die Helfenden selbstständig registrieren können. Ist allerdings bereits eine Mitglieder-/Kontaktliste vorhanden, kann die auch direkt importiert werden. So entfällt für die Helfenden die "Hürde" der Registrierung.

Um Helfendendaten zu importieren, navigiert ihr unter "Helfende" auf "Daten importieren". Hier kann nun jede beliebige Excel-Datei hochgeladen werden. Das System führt euch nun durch den Import. Es ist ausserdem möglich, direkt auch Gruppen importieren zu lassen.

Helfendendaten exportieren

Helfereinsatz bietet euch die Möglichkeit, sämtliche Helfendendaten übersichtlich zu exportieren. Dazu stehen euch unterschiedliche Reports zur Verfügung. Welcher für was geeignet ist erfahrt ihr hier.

Doppelte Helfende

Helfereinsatz nutzt grundsätzlich drei eindeutige Erkennungsmerkmale, um die Helfenden eindeutig zu identifizieren: Vorname, Nachname und Mailadresse.

Es kann immer wieder vorkommen, dass sich Helfende ein zweites Mal mit einer anderen Mailadresse registrieren oder sich irgendwo ein Schreibfehler eingeschlichen hat.
Aus diesem Grund zeigt euch das System mögliche Duplikate an. Diese findet ihr unter "Helfende" - "Doppelte Helfende".

Hier könnt ihr überprüfen, ob es sich tatsächlich um Duplikate oder ob es sich bei den angezeigten um unterschiedliche Personen handelt. Solltet ihr Duplikate haben, könnt ihr sie einfach zusammenführen. Dabei klickt ihr bei dem Datensatz, der euch der richtige erscheint, auf das Pfeilsymbol. Nun könnt ihr wählen, welche Daten der beiden Datensätze korrekt sind und entsprechend übernommen werden. Anschliessend führt das System diese beiden Datensätze zusammen, sodass ihr nur noch eine/n Helfer/in habt.

Helfende sperren

Solltet ihr mit Personen zu kämpfen haben, die sich immer wieder für Einsätze eintragen, aber nie erscheinen, könnt ihr die auch sperren. Dazu klickt ihr unter "Helfende" - "Gesperrte Helfende" auf "Hinzufügen". Nun könnt ihr die Helfenden via Mailadresse sperren, und gleich auch eine Bemerkung mitgeben, wieso diese Personen auf der Blacklist gelandet sind.