Helfereinsatz unterstützt euch nicht nur in der Planung, der Organisation und der Koordination von Helfenden. Es bietet euch auch die Möglichkeit, Einsatzpläne zu exportieren, damit ihr am Anlass allen einen Überblick verschaffen könnt.

Einsatzpläne könnt ihr generieren für:

• alle Events
• ausgewählte Events
• einen spezifischen Event
• eine spezifische Schicht

Sie lassen sich jeweils unten in der Funktionsleiste über den Button "Einsatzplan" exportieren.

Inhalte der Einsatzpläne

Die Einsatzpläne sind bewusst einfach gehalten, damit die Übersichtlichkeit gegeben ist.
Sie zeigen jeweils:

• Eventname, Eventdatum, Eventzeit
• Schichtname, Schichtzeit und Ort
• Aufgaben, effektive Arbeitszeiten und eingetragene Helfende
• Helfendenliste mit Telefonnummer und allf. Geburtstag

Die Anzeige der Helfendennamen wird NICHT aus euren Organisationseinstellungen gezogen. Wenn ihr also eine verkürzte, oder gar keine Anzeige gewählt habt, wird im Einsatzplan dennoch der vollständige Name angegeben.

Einsatzplan für Verantwortliche

Unter "Aufgaben" besteht die Möglichkeit, gewisse Aufgaben als "Verantwortlich" zu kennzeichnen. Wenn ihr das macht, wird jeweils der erste eingeplante Einsatz dieser Aufgabe in einer Schicht als "Verantwortlich" markiert. Das könnt ihr via Checkbox auch deaktivieren.

Wenn der Einsatz als "Verantwortlich" markiert ist, erhält der/die Helfer/in mit dem Bestätigungsmail auch einen Link, mit welchem ein "Live-Einsatzplan" im Helferportal aufgerufen werden kann. Dieser Einsatzplan bezieht sich nur auf die Schicht, in welcher der verantwortliche Einsatz übernommen wurde.

Dieser Einsatzplan kann jederzeit als PDF exportiert werden, und ist, analog den "normalen" Einsatzplänen, NICHT an die Einstellung der Namensanzeige in den Organisationseinstellungen gebunden. Auch hier wird immer der vollständige Name der eingetragenen Helfenden angezeigt.

"Hacks" für Einsatzpläne

Damit ihr die Einsatzpläne vor dem Download ein wenig formatieren könnt, haben wir drei Hacks eingebaut:

Einsatzplan im Querformat darstellen: ?o=l

Einsatzplan ohne Helfendenliste (Helfendennamen werden im Plan angezeigt, die restlichen Daten auf der zweiten Seite werden aber nicht ausgegeben): ?d=0

Einsatzplan im Querformat + ohne Helfendenliste: ?o=l&d=0

Die jeweilgen URL-Ergänzungen gebt ihr einfach in der URL ganz hinten an.

Detailliertere Pläne

Wenn euch die Einsatzpläne zu wenige Informationen bieten, habt ihr jederzeit die Möglichkeit, unter "Reporting" diverse Reports zu exportieren. Dazu haben wir euch einen seperaten Blogbeitrag verfasst.

Um einen ausführlichen Einsatzplan mit allen Informationen zu erhalten, bietet sich der Report "Events" an. Den exportiert ihr unter Eingabe der gewünschten Daten, formatiert ihn in Excel als Tabelle und könnt nun nach allen Angaben filtern.