1. Definiere so wenige Aufgaben wie möglich

Das System wird unübersichtlich, wenn zu viele Aufgaben definiert sind. Es lohnt sich also, nur die Aufgaben zu erfassen, die auch tatsächlich gebraucht werden.

2. Aufgaben möglichst allgemein definieren

Beispiel: An einem Anlass braucht es Parkplatzeinweiser:innen. Jetzt hat es aber zwei Parkplätze, den "Parkplatz unten" und den "Parkplatz oben". Es könnte die Aufgabe "Parkplatzeinweiser Parkplatz unten" und die Aufgabe "Parkplatzeinweiser Parkplatz oben" erfasst werden. Dies macht aber nur Sinn, wenn die Anforderungen an die Helfenden unterschiedlich sind.

Es wäre denkbar, dass beim einen Parkplatz viel mehr Verkehr vorherrscht und deshalb eine erwachsene Person vonnöten ist, während der andere Parkplatz ruhiger gelegen ist und auch durch Jugendliche gemanaget werden kann. In diesem Fall würden unterschiedliche Aufgaben Sinn ergeben. Allerdings wäre hier sinnvoll, die Aufgaben wiederum so zu benennen, dass sie nicht nur auf die beiden erwähnten Parkplätze passen, sondern sich auch an beliebig anderen Orten einsetzen lassen. Eine Möglichkeit wäre, die Aufgaben  "Parkplatzeinweiser jugendlich" und "Parkeinweiser erwachsen" zu erfassen. Dann könnten die gleichen Aufgaben auch für andere Lokalitäten (mit anderen Parkplatznamen) eingesetzt werden.

Wenn die Anforderungen die gleichen sind, ist eine Aufgabe völlig ausreichend.

Wenn ihr trotzdem noch bestimmen wollt, wer den "Parkplatz unten" und wer den "Parkplatz oben" überwacht, kann das im Bemerkungsfeld des Einsatzes hinterlegt werden. Dieses Bemerkungsfeld findet sich im Schichtdetail, wenn ihr beim Einsatz auf das Bleistift-Symbol zum editieren klickt.

3. Möglichst keine eventspezifischen Aufgaben definieren

Definiert keine Aufgaben, welche nur für ein Event verwendet werden können!

Wenn beispielsweise beim Dorffest Helfende für den Aufbau gesucht werden, könnte die Aufgabe "Aufbau Dorffest" erfasst werden. Steht nun aber ein weiterer Anlass an, welcher ebenfalls auf Aufbauhelfende angewiesen ist, wäre eine zweite Aufgabe vonnöten, da die erste auf das Dorffest ausgelegt ist.

Hier bietet sich also an, eine Aufgabe "Aufbau" anzulegen, welche dann für diverse Events verwendet werden kann. Noch mehr reduziert wäre in diesem Fall auch möglich, indem die Aufgabe schlicht "Bau" benannt wird. So steht sie sowohl für Aufbau, Abbau als auch sonstige Bautätigkeiten zur Verfügung. Das ergibt Sinn, wenn die Beschreibung der Aufgabe und die Anforderungen an die Helfenden ungefähr die gleichen sind.